Lorsque l'administration verse à tort (ou indûment) une rémunération à un agent, elle peut en demander le remboursement dans un certain délai, que le paiement indu résulte :

• d'une erreur de calcul (ou erreur de liquidation) de la rémunération (par exemple, erreur dans la codification informatique du nombre d'enfants pour le versement du supplément familial de traitement - SFT),
• ou d'une décision créatrice de droits irrégulière (par exemple, rémunération sur la base d'une décision d'avancement de grade classant l'agent à un échelon supérieur à celui auquel il a droit).

Tous les éléments de rémunération versés à tort peuvent donner lieu à demande de remboursement :

• traitement indiciaire,
• indemnité de résidence,
• supplément familial de traitement (SFT),
• nouvelle bonification indiciaire (NBI),
• primes et indemnités,
• frais de déplacement, etc.

Émission d'un titre de recette

L'administration émet un titre de recette qui comporte notamment :

• l'indication précise de la nature de la rémunération versée à tort,
• la référence aux textes et/ou au fait générateur qui justifie la demande de remboursement,
• le montant de la somme due.

L'émission de ce titre de recette doit intervenir dans un délai précis. À défaut d'émission du titre dans ce délai, l'administration ne peut plus réclamer la rémunération indue. Ce délai est appelé délai de prescription d'assiette.

Lorsqu'elle a émis le titre de recettes dans le délai imparti, l'administration a 4 ans pour récupérer effectivement les sommes dues. Au-delà, l'administration ne peut plus réclamer la rémunération indue. Ce délai est appelé délai de prescription de recouvrement.

Délai de prescription d'assiette

Les rémunérations versées à tort peuvent donner lieu à demande de remboursement dans le délai de 2 ans à partir du 1er jour du mois suivant le paiement erroné.

Il est d'usage de considérer que le paiement erroné est fixé au 30 de chaque mois et non pas à la date de mise en paiement de la rémunération figurant sur le bulletin de paye. Aussi, le délai de prescription d'assiette commence à courir le 1er du mois suivant.

Passé ce délai, l'administration ne peut plus formuler de demande de remboursement de la rémunération indue.

Par exemple, pour une somme versée à tort en septembre 2019, le point de départ du délai de prescription est le 1er octobre 2019. Il prend fin le 30 septembre 2021. L'administration ne peut plus la réclamer à partir du 1er octobre 2021.

Lorsque l'erreur de paiement se poursuit sur plusieurs mois, chaque paiement erroné constitue un nouveau point de départ du délai de prescription.

Par exemple, un agent a perçu de mai à juillet 2019 un SFT pour 3 enfants alors qu'il n'a plus que 2 enfants à charge qui ouvrent droit à ce supplément. Le paiement erroné de mai 2019 peut donner lieu à demande de remboursement jusqu'au 31 mai 2021, le paiement erroné de juin 2019 jusqu'au 30 juin 2021, etc.

Exceptions au délai de 2 ans

Le délai de prescription est de 5 ans lorsque l'agent n'a pas informé l'administration d'un changement dans sa situation personnelle ou familiale ayant un effet sur le montant de sa rémunération. Ce délai débute le jour où l'administration a connaissance des faits justifiant la demande de remboursement de la rémunération indue.

Lorsque le paiement indu a pour origine la transmission d'information inexacte par l'agent, l'administration peut en demander le remboursement à tout moment.

L'administration ne peut pas demander le remboursement de rémunérations versées à tort sur la base :

• d'une disposition réglementaire ayant fait l'objet d'une annulation contentieuse par le Conseil d’État,
• ou d'une décision irrégulière de nomination dans un grade. Cela concerne l'agent promu ou titularisé dans un grade sans en remplir les conditions et dont la nomination est devenue définitive parce que la décision n'a pas été retirée dans le délai de 4 mois. Une demande de reversement conduirait à lui demander de reverser un trop perçu alors qu'il exerce effectivement les fonctions pour lesquelles il a été nommé irrégulièrement.

Avis des sommes à payer

Une fois le titre de recette émis, un avis des sommes à payer est adressé par courrier à l'agent pour l'inviter à payer.

La récupération des sommes dues peut se faire :

• par prélèvement direct sur la rémunération de l'agent, c'est-à-dire que le comptable public effectue une retenue sur la paye de l'agent sur un ou plusieurs mois selon la somme à récupérer (la retenue ne peut être effectuée que dans la limite de la portion saisissable),

• ou par l'émission d'un titre exécutoire.

L'agent peut demander un report ou un échelonnement de sa dette.

Remise gracieuse

L'agent peut adresser à son employeur une demande de remise gracieuse en invoquant tout motif plaidant en sa faveur (situation de ressources, charges de famille,...). L'administration peut décider de rejeter ou d'admettre dans sa totalité ou partiellement la demande de remise gracieuse. En cas d’acceptation, l’agent est ainsi dispensé de rembourser totalement ou partiellement les sommes indûment perçues.

Recours contentieux

S'il conteste l'existence du paiement indu ou son montant, l'agent peut saisir le tribunal administratif dans les 2 mois suivant la réception de l'avis des sommes à payer.

Avant de saisir le tribunal administratif, l'agent doit adresser sa contestation au comptable public dont les coordonnées figurent sur l'avis des sommes à payer. Le courrier de contestation doit être accompagné des pièces ou justifications utiles.

Tant que le jugement du tribunal n'est pas intervenu, l'administration ne peut pas exiger le remboursement de la somme qu'elle réclame.

Si l'administration a commis une faute par négligence, l'agent peut demander une indemnité en réparation du préjudice. Cela est, par exemple, le cas si elle a continué à verser, sur une longue période, une somme alors que l'agent était de bonne foi ou l'avait même informée qu'il n'y avait plus droit.